La quietanza di pagamento altro non è, come dice il nome stesso, che un documento scritto che attesta l'avvenuto pagamento di un importo (che può essere costituito da un premio assicurativo, un debito, un affitto o una rata...).
Nel caso per esempio di un risarcimento danni da parte di una compagnia assicurativa o del versamento di un premio a fronte di una polizza, la quietanzaè prova dell'avvenuto pagamento e va conservata per 5 anni.
Solitamente viene usata nel caso in cui l'importo sia pagato in contanti, ma un debitore che abbia saldato il suo debito e ne fa esplicita richiesta al creditore ha diritto di ricevere una quietanza che dimostri il pagamento (come evidenziato nell'articolo 1199 del Codice Civile).
Il documento deve quindi riportare la tipologia della prestazione erogata e l'obbligazione a cui fa riferimento.
La quietanza di pagamento viene rilasciata anche da chi non possiede una partita IVA e nell'uso quotidiano può essere consegnata, per esempio, a fronte dell'incasso di una cambiale o di un assegno o di un canone d'affitto.
Ai giorni nostri si tende comunque a usare sempre più frequentemente mezzi di pagamento diversi dal contante, come assegni o bonifici bancari e/o postali o carta di credito: tali sistemi sono definiti “tracciabili” e questa loro caratteristica rende superfluo il rilascio di una ricevuta.
È tuttavia consigliabile richiederla comunque in alcuni casi, perché pagando con carta di credito o bancomat non si può segnalare la causale del pagamento e quella scritta sul bonifico effettuato dal debitore non possiede alcun valore legale.
Ne potrebbe quindi nascere un contenzioso, mentre la quietanza, al contrario, riporta in maniera chiara e inequivocabile la motivazione del pagamento.
È importante sottolineare inoltre che la dicitura “pagato” che si usa apporre su fatture, ricevute e/o bolle non ha alcun valore legale. Se si vuole far assumere a tale documento un valore giuridico è necessario scrivere “per quietanza” e aggiungere la firma del creditore.
Trattandosi di una prova importante che mette al riparo colui che ha saldato il debito da un'eventuale azione giudiziaria seguita da un recupero crediti, è fondamentale che venga custodita con molta cura, almeno fino ai termini di prescrizione del debito.
È quindi interesse del debitore che salda il suo debito chiedere la ricevuta e controllare che sia emessa secondo quanto stabilito dalla legge.
Anzi, se il creditore si rifiuta di rilasciarla il debitore può rifiutarsi validamente di pagare senza che gli vengano addossati interessi o more connessi di solito al ritardo dei pagamenti, né eventuali spese legali.
Ne esistono fondamentalmente due tipi, che differiscono soltanto per un particolare:
La prima è anche detta “ricevuta a fronte di acconto” e libera il debitore solo per l’importo erogato, ovviamente.
La seconda viene rilasciata a fronte del pagamento dell'intero importo dovuto e libera completamente il debitore.
Per essere considerata valida ai fini di legge deve assumere forma scritta e deve inoltre comprendere alcuni elementi obbligatori, ovvero:
Nel caso in cui la questione sia complessa e/o la somma dovuta sia particolarmente ingente, la ricevuta può anche assumere la forma di un atto pubblico o di una dichiarazione ricevuta da notaio o da altro pubblico ufficiale che sia autorizzato a conferirle pubblica fede, secondo quanto stabilito dall'articolo 2699 del Codice Civile italiano.
La quietanza riguarda anche i pagamenti tributari che il contribuente assolve tramite il modello F24.
L'Agenzia delle Entrate o l'istituto bancario che fa da tramite rilascia tale documento in formato elettronico; esso verrà conservato nel cassetto fiscale del contribuente come prova dell'avvenuto pagamento.
Concludiamo questo breve articolo allegando un esempio a cui potete fare riferimento in caso di bisogno:
Con la presente il sottoscritto [nome, cognome, codice fiscale, residenza] dichiara di aver ricevuto oggi [data] da [nome, cognome, codice fiscale, residenza] la somma di [tot euro] a totale soddisfacimento del credito relativo a [natura del credito: fattura, contratto, risarcimento...].
Il suddetto pagamento estingue ogni debito in relazione alla predetta causa e dichiaro quindi di non aver altro da pretendere in merito.
La presente vale pertanto come quietanza liberatoria e null'altro mi è dovuto in merito alla citata obbligazione.
In fede [data e firma]
